KPI uitgangspunten
Bij KPI’s is zijn de uitgangspunten:
– Wat willen we bespreken?
– Waar leggen we definities vast?
– In welke vorm gaan we communiceren en bespreken?

Hiervoor stelde WFM Consultancy een KPI checklist op.

WFM Consultancy KPI checklist voor Effectieve KPI’s:
Vage KPI’s op bijgestelde doelen of data, leiden tot een vaag gesprek. Gesprekken over KPI’s horen niet te gaan over wat de KPI inhoudt, maar over de behaalde resultaten. Het is raadzaam om de omschrijving van de KPI’s ergens te vermelden, zodat er regelmatig op kan worden teruggeblikt, bijvoorbeeld in de vorm van POP-up op een digitaal Dashboard. Het gaat niet om de KPI, maar om het gesprek in de richting naar het doel. De checklist bestaat uit de volgende punten:

1. Strategie: wat is het doel van de KPI, hoe gaat het bijdragen om de doelstellingen te behalen?
2. Definieer de vraag die beantwoord moet worden: wat gaat de KPI de ontvanger van de rapportage vertellen?
3. Specifieke data: is de data voldoende scherp te krijgen en is het altijd tijdig voorradig voor het gesprek? Omschrijf de data en de manier van berekenen. Ook hiervan is goed om helder te communiceren wat de data inhoud. *
4. Evalueer alle bestaande data:  zijn alle (bron)bestanden voorzien van de juiste data en is deze data goed op dezelfde manier te genereren? *
5. Automatiseer of structureer de geschikte en nodige data. *
6. Bepaal het tijdswindow (het tijdsslot): wat is de meest geschikte meetmethode en welke frequentie wordt aangehouden? Het is goed om rekening te houden met het eerstvolgende overleg en het moment waarop de data beschikbaar is: enerzijds wil je niet steeds tegen een deadline aanlopen die niet haalbaar is voor het opleveren van de rapportage. Anderzijds wil je het in een overleg, niet hebben over data van enkele weken geleden. *
7. Wie is verantwoordelijk voor het opleveren en de inhoud van de data? *
8. Het is belangrijk dat iedereen begrijpt wat de cijfers inhouden en dat iedereen begrijpt wat cijfers vertellen qua aandachtspunten.
9. Onderzoek wat de beste manier is om de rapportage met KPI’s te communiceren: WFM Consultancy stelt altijd voor om de opgestelde rapportage scope te hanteren in PDF, die tijdig wordt verstuurd, zodat deelnemers van het overleg, de cijfers kunnen doornemen en voorbereiden. Hierdoor worden ze niet verrast zijn tijdens de meeting.
10. Evalueer periodiek de KPI’s, om te zien of dit de prestaties verbeterd en of aan de hand van de cijfers de juiste gesprekken worden gevoerd. Soms veranderen zaken of veranderen de aandachtspunten.

*) In bovengenoemde 10 punten, hameren we bij 5 punten over nauwkeurigheid van de data. Er is niets erger dan KPI’s te bespreken, waarbij het gesprek niet gaat over de oorzaken en de te nemen acties, maar waarbij het gaat over de betrouwbaarheid van de data. Dit leidt niet alleen af van oorzaken en te nemen acties, maar het levert vaak onnodig extra werk. 100% betrouwbare data is dan ook essentieel.