AVG binnen WFM
Sinds 25 mei 2018 is de Europese regelgeving AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van toepassing.

Ook binnen WFM wordt genoteerd en gerapporteerd op persoonlijke gegevens. Daarom is het belangrijk om kritisch te zijn op gebruik van gegevens.
In het algemeen zegt de wet AVG dat het alleen is toegestaan om persoonlijke gegevens op te slaan wanneer het nut heeft. Kortom, WFM moet kunnen uitleggen waarom persoonlijke data wordt opgeslagen.

Denk daarbij aan de inzichtelijkheid van een telefoonnummer of geboortedatum: een telefoonnummer kan handig zijn voor het nabellen bij roostermutaties of bij het niet verschijnen van een medewerker op zijn werkdag.
Maar, hoort dit telefoonnummer in het pakket van WFM thuis, of in een afgeschermde omgeving voor de teammanager? (Van oudsher ben ik gewend om telefoonnummers op te slaan binnen WFM, maar na de AVG ben ik van mening dat deze taak hoort bij een teammanager.)
Een geboortedatum kan nuttig zijn om de leeftijdsontwikkeling van de pool te bepalen. Zo kan wellicht uitstroom op basis van pensioenleeftijd worden bepaald.
Maar, ook hierbij kunnen vragen worden gesteld rondom AVG: leggen we deze data op tafel bij het CAP-plan voor de uitstroom, of is deze informatie ook op een andere manier te borgen?

Het grootste aandachtspunt rondom AVG ligt waarschijnlijk bij Dagsturing en het documenteren van loggedrag.
Denk ook aan het Trafficlogboek, want ook hierin worden vaak persoonsgebonden dingen vermeld zoals ‘te laat’, ‘ziek’, ‘verlof om persoonlijke reden’, etc.

Er is een nut en noodzaak dit te documenteren.
Vraag jezelf ook hier goed af wat het nut is en wat wordt gedaan met de data. Het kan bijvoorbeeld verstandig zijn om oude data na drie maanden te verwijderen.

Tip: Noodzaak van op de persoon documenteren is alleen nodig voor aansturing door teammanager. Door korte termijn rapportage geef je teammanager voorbeelden om het gesprek aan te gaan.
Daarna is niet meer relevant wie; te laat, ziek of non-adherent was, waar de som ten opzichte van de pool.
Het is dus verstandig in je logboek twee elementen bij te houden en achteraf de knip te maken naar niet persoonsgebonden data.