Capaciteitsoverleg

Capaciteitsoverleg
Stel een goed werkend capaciteitsoverleg inwerking waarbij de juiste partijen rond de tafel zitten dank aan:

• Marketing, voor aanpassingen en veranderingen in aanbod
• PR of Communicatie, voor aanpassingen in content
• HR, voor uitstroom en instroom zaken rondom de medewerkerspool
• Management, voor de benodigde aansturing en uitdragen van het beleid
• WFM Forecaster, voor uitleg en toelichting van eventuele aanpassing van verwachtingen
• Operationeel manager
• Aanvrager van capaciteit

In veel gevallen zien we dat er capaciteit wordt geclaimd van een afdeling wat niet is meegenomen in de forecast of is verwerkt in het budget. Deze capaciteit zou eigenlijk ‘aangevraagd’ moeten worden in een CAP overleg, zodat de claim en de gevolgen kunnen worden besproken. Dit leidt er ook toe dat een claim op capaciteit SMART wordt gemaakt.
Er wordt niet “een training” aangevraagd, er wordt een training aan gevraag voor X uren, voor Y aantal medewerkers in de weken A, B en uitloop in C. Hierdoor kan ook achteraf worden gekeken of de claim valide was en of deze in het vervolg niet moet worden aangepast.

Het CAP overleg is bij een goede invulling ook de uitgelezen mogelijkheid om de Circle of influence te vergroten en daarom de invloed van WFM sterker te maken. Pak in dit overleg dan ook een sterke en proactief de leiding.

Tip: Capaciteitsoverleg is een ideale gelegenheid om in contact te komen met interne belangengroepen. Echter is tijd voor iedereen schaars, zorg dus voor een goed inhoudelijk overleg met goede tussen periode, bijvoorbeeld maandelijks of twee maandelijks. Zorg dat het een LEAN geleid overleg is dat goed is voorbereid en waar nodig ook is voor besproken met de stakeholders om verrassingen te voorkomen.