Berekenen kosten van verloop
Verloop is een cruciale KPI die vaak naar de achtergrond verdwijnt. Toch is het voor de stabiliteit van een organisatie belangrijk om dit inzichtelijk te maken.

Er kan op een aantal manieren gekeken worden naar verloop, gewenst of ongewenst verloop.
Daarnaast is het moment een invalshoek. Betreft het moment van kennis dat het verloop plaats vind.

Er is onderscheid te maken in 4 periode:

• Roosterperiode, dan wordt je geconfronteerd met een verloop op korte termijn, waar geen rekening mee is gehouden. Via een verloop als verlof type kan goed rapportage worden gemaakt op deze verlies uren.
• Planningsperiode, er is een planning gemaakt en verloop is een verlies in uren. Echter bestaat er nog de tijd en mogelijk dit op te vangen door extra in te plannen. Via een verloop als verlof type kan goed rapportage worden gemaakt op deze verlies uren.
• CAP management periode, instroom momenten zijn al bepaald, verloop maakt de pool kleiner maar er is nog niet gepland, uren kunnen (mogelijk) van uit de huidige pool worden opgevangen. Wellicht door minder verlof toe te kennen, max uren te plannen of non-productieve uren in te zetten.
  Rapportage van deze verloop uren is gewenst, maar er zijn geen verlies uren in de planning.
• Voor de CAP periode, dit is het gewenste moment van verloopinzicht. Tijdens een CAP overleg is een afweging te maken of het betreffende verloop te repareren, mogelijk door instroom of door het trainingen.

WFM Consultancy adviseert om een verlofvorm aan te maken voor uren die uit het rooster worden gehaald bij direct uitdiensttreden of vertrek na ontslag. Voor de uren die al waren gepland, is het namelijk aan WFM om het gat op te vullen.

Regelmatig ontstaan door uitstroom (flinke) gaten in het rooster, maar is niet zo makkelijk een vinger te leggen op de oorzaak: welke medewerker is/gaat weg? Wanneer wordt hij uit het rooster gehaald?
Door Exitverlof op te nemen in het rooster, wordt dit zichtbaar en dus bespreekbaar.
Daarnaast geven deze uren een inzicht in het verloop en het shrinkage percentage bij het plannen van X+4.

Verder is het noodzakelijk om een percentage te berekenen, zodat dit als (zo realistisch mogelijk) verloop kan worden meegenomen in het CAP plan.

Aan het opvullen van verloop (nieuwe klassen opleiden) zijn kosten verbonden: er moet een werving worden uitgezet, sollicitatiegesprekken plaatsvinden, een training worden geven en het duurt enkele weken voordat deze medewerkers op norm zijn.
De eerste weken zal de instroom effect hebben op de algemene AHT. Verstandig om daarom een evaluatie te doen op het instroomproces.
Het is goed om de kosten van de instroom eens tegen het verlooppercentage aan te houden en om het aantal momenten van instroom per jaar op te nemen in het capaciteitsplan. Een interessante analyse kan zijn om te kijken of met een doelstelling voor lager verloop, een instroommoment kan worden geschrapt.
Het houden van een Exitgesprek met vertrekkende werknemers, kan helpen om data en argumenten te verzamelen voor de analyse.

Tip: Neem verlooppercentage KPI op in het dashboard voor Capaciteitsmanagement. Verloop heeft flinke gevolgen voor instroom en op orde houden van de pool. En hier is goed beleid op te maken.

WFM Consultancy heeft ervaring met het opzetten van dergelijke processen en helpt graag meedenken in het inrichten ervan.