Budgetdocument
Tijdens de budgetgesprekken wordt veel berekend en besproken. Het is goed om alle berekeningen te onderbouwen en uit te werken in een document en dit naast het budgetbedrag vast te leggen en te communiceren.

Probeer de gesprekken te voeren met de juiste personen/partijen aan tafel. Denk aan Manager Operations, WFM Forecaster, Marketing, Finance en Control, teammanager.
Niet iedereen hoeft aan tafel wanneer elke invalshoek maar is betrokken.

Het budgetgesprek zou niet moeten gaan om de berekening van het budget, maar om de onderliggende keuzes welke worden gemaakt. Op basis van welke lange termijn forcast wordt het budget gebaseerd? Welke Marketing doelstellingen en verwachtingen liggen daaraan ten grondslag.
Welke ambities worden als uitgangspunt genomen rondom productiviteit, trainingen, afwezigheid percentages (ziek & verlof). Welke andere Non-Productiviteit wordt meegenomen.

Bijvoorbeeld: wanneer afgesproken wordt dat elke medewerker 1 keer per 6 weken een bila krijgt van 45 minuten en dat elk team, elke maand (4,2 weken) een teamoverleg van 1,5 uur heeft; dan is uit te rekenen hoeveel tijd er opgaat aan bila’s en werkoverleggen.
Een ander voorbeeld: een doorwerking van het CAP- plan geeft aan dat er 5 instroommomenten nodig zijn in de komende budgetperiode. Dit geeft urenbelasting in opleiding, werving, coaching en verhoging in de AHT voor een bepaalde periode. Erg belangrijk om dit vast te leggen en door te rekenen.

Afwijkingen, door aanhoudende verhoogde AHT, extra instroommomenten of meer werkoverleggen, geeft een afwijking in het budget. Een uitgewerkt budgetdocument kan dan helder maken waar de budgetafwijking aan te wijten is. Erg belangrijk om daarom zaken vast te leggen als:

• Instroom klassen
• AHT ontwikkeling op instroom
• Coaching verloop
• Verloop
• AHT doelen
• Opleiding uren
• Meeting uren
• 1 op 1 overleg
• Q-meeting, inclusief reistijd
• Projecten, inclusief reistijd
• Alle non-telefoon taken
• …

Beschrijf elk element hoe je bent gekomen tot de data, zodat achteraf te herleiden is waar de afwijkingen zijn.

Feitelijk krijg je geen akkoord vanuit directie of afdeling finance op het budgetplan of CAP-plan, maar op het onderliggende document.

Tip: Neem vanuit een budget een bruto uren lijn mee in je CAP-plan.
Of kijk en bespreek ook eens naar een Agile manier van budgetteren. Kom minimaal met elk kwartaal bij een en bespreek de stand van zaken.